Tutorial : OpenOffice.org calc sous toutes les coutures

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Keroin
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Tutorial : OpenOffice.org calc sous toutes les coutures

Message par Keroin »

Vous trouverez sur http://download.openoffice.org/ ,la dernière version du logiciel OpenOffice en
français, sous forme d'une archive zippée.

Démarrage Rapide avec OpenOffice.org Calc

OpenOffice.org Calc est un tableur. Comme ce nom l'indique, c'est un outil qui permet de faire des
tableaux.
Toutefois ces tableaux on la particularité d'être dynamique, le contenu de certaines cases (nous parlerons ici de cellules) étant fonction du contenu d'autres cases.
Voici à quoi devrait ressembler OpenOffice.org Calc lors de son lancement:

Image
Illustration 1

La page de cases s'appelle une feuille de calcul.
Les cases sont donc appelées des cellules. Elles peuvent contenir des nombres, du texte, des formules de calcul.

Un premier exemple de calcul

Dans les cellules B2 à B11, nous allons entrer les nombres 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17, & 19. Afin de
nous familiariser avec le tableur et son fonctionnement nous allons essayer un certain nombre de
méthodes différentes pour indiquer la somme de ces nombres.

Saisir les 10 nombres

La chose a l'air tout à fait anodine, voici deux méthodes pour la réaliser.
– Cellule après cellule, cliquez avec la souris et entrez le nombre adéquat.
– Saisissez 1 & 3 dans les cellules B2 & B3. Puis sélectionnez ces deux cellules & tirez sur la
poignée (le carré noir en bas à droite) vers le bas. Un cadre rouge se forme indiquant avec quel
nombre la cellule sera rempli. Les deux premières étant 1 & 3, le tableur décide de prolonger
la suite 1, 3, 5, 7, 9, 11... Cela s'appelle étendre le contenu de la cellule.

Image
Illustration 2

La somme des n premiers nombres impairs

Pour ceux qui ne s'en souviennent pas, le résultat est . Comment faire afficher cette somme au tableur ? Voici plusieurs méthodes, que je vous conseille d'essayer toutes & surtout dans l'ordre.

1. Prendre sa calculatrice, faire le calcul, & le rentrer à la main dans la case idoine.
Simple mais efficace, cette méthode présente toutefois l'inconvénient de devoir refaire soi-même
le calcul en cas de changement dans l'une des cases. Pour tout dire cela revient à remplacer un logiciel de calcul par un logiciel de mise en forme.

2. Mettre une formule! Sur la case, mettons E4 (au hasard), double-cliquez & entrez la formule:
« =b2+b3+b4+b5+b6+b7+b8+b9+b10+b11 ».

Image
Illustration 3

Validez & miracle! La formule est remplacée par 100 !
Cette méthode commence à être intéressante. Notons que:

a. La formule commence par =. Cela indique au tableur qu'il y a un calcul à faire, que ce n'est par du texte.

b. Il a fallu tout taper au clavier, cela est long & ennuyeux.

c. La formule se trouve répétée dans la barre de saisie en haut. On peut saisir en sélectionnant la cellule & en cliquant sur la zone de saisie.

d. La formule est transformée. Si on la regarde en sélectionnant la cellule, dans la zone de
saisie elle apparaît en majuscule. Le programme se fout de la casse (distinction majusculeminuscule)!

e. Si on clique dans la zone de saisie, les cellules sont repérées par de la couleur.

f. Si on change le contenu d'une des cellules, mettons B5, en 20 au lieu de 7, le résultat devient 113. C'est automatiquement recalculé.

3. Saisir la formule à l'aide de la souris.
La manipulation est la même. Simplement au lieu de taper b7 au clavier on clique sur la cellule b7, qui est entrée automatiquement. Il faut toujours taper les + au clavier.
Cette méthode est anti-ergonomique, puisqu'on passe son temps à passer du clavier à la souris
& inversement. À réserver aux allergiques à la bataille navale.

4. Utiliser une fonction.

Image
Illustration 4

Ce qui permet de parler de la syntaxe des fonctions. Ici la fonction à entrer est SOMME(B2;B3;B4;B5;B6;B7;B8;B9;B10;B11). N'oubliez par le « = » au début.
La syntaxe est donc NOMDELAFONCTION (paramètre; paramètre; etc... ) avec les paramètres
séparés par des « ; ». Ici je me suis contenté de la taper au clavier mais bien entendu on peut faire
autrement.

5. Utiliser l'AutoPilote de fonctions.

C'est une sorte d'assistant pour faire les fonctions. Voici la méthode à suivre pour l'utiliser:

a. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez mettre votre fonction.

b. Cliquez sur ce bouton Image, ou passez par le menu Insertion→Fonction, l'avantage du menu étant
qu'il indique un raccourci clavier pour faire la même chose.

c. Dans l'autopilote, choisissez votre fonction. Vous pouvez sélectionner d'abord la catégorie, mais si vous n'êtes pas sûr de savoir laquelle choisir laissez Toutes. Il vous faut au moins savoir le nom
de la fonction ! Ici choisissez SOMME, puis cliquez sur suivant.

Image
Illustration 5

d. Cliquez successivement sur les zones pour chaque paramètre, & sur la case correspondante. À la fin validez. La fonction a été remplie pour vous.

e. Notez que l'onglet structure de l'autopilote vous permet de visualiser sous forme arborescente la structure de votre fonction. C'est très pratique en cas de fonctions imbriquées.

6. Utilisons une plage de cellule.

Même méthode mais à la place de cliquez sur 10 cellules, nous allons indiquer un seul paramètre en
sélectionnant les cellules adjacentes. Cliquons sur B2 & faisons glisser (bouton gauche appuyé) jusqu'à B11. La formule devient SOMME(B2:B11) & fonctionne tout aussi bien.
La plage de cellules B2:D8 désigne l'ensemble des cellules adjacentes dont la première en haut à gauche est B2 & la dernière en bas à droite est D8.

Image
Illustration 6

7. Il y a un bouton qui fait les sommes tout seul.

Image
Illustration 7

Cliquez dessus & sélectionnez directement la plage de cellules.
Voilà nous avons sept façons de faire cette somme. Laquelle préférez-vous ?

Extension, copié-collé de formules

Quand une cellule contient une formule, on peut étendre ce contenu à d'autres cellules:

– Soit en utilisant le copié-collé, par le menu Édition ou en utilisant les raccourcis clavier CTRL C & CTRL V.

– Soit en utilisant l'extension, en faisant glisser la poignée de la cellule sélectionnée (bouton gauche enfoncé).

Mettons dans D1 notre somme & étendons la formule vers le bas.

Image
Illustration 8

Voici le résultat:

Image
Illustration 9

Que s'est-il passé ? La somme des 10 premiers nombres impairs changerait-elle de valeur suivant l'endroit où elle est calculée ?

Regardons plutôt ce qu'il est advenu de nos formules.

Case Formule

D1 SOMME(B2:B11)
D2 SOMME(B3:B12)
D3 SOMME(B4:B13)
D4 SOMME(B5:B14)
D5 SOMME(B6:B15)
H2 SOMME(F3:F12)

Le contenu de H2 a été obtenu par un copié-collé à partir de D1.
Pour être un peu plus clair, on peut utiliser la fonction Outils→Audit→Repérer les antécédents.
Cela indique par des flèches les cellules ou les plages de cellules dont dépend une formule.

Image
Illustration 10

On se rend facilement compte que la plage dont dépend une formule « se déplace » avec la formule.
Par exemple dans le passage de D1 à D2 les numéros de ligne sont augmenté de 1, les colonnes ne bougent pas.

Adressage absolu & relatif

Cette fonctionnalité porte le doux nom d'adressage relatif. On peut bien entendu modifier ce comportement avec l'adressage absolu. Il suffit de mettre un « $ » devant la partie qui ne doit pas bouger lors d'un déplacement.


B2 => Adressage relatif. La colonne B & la ligne 2 seront modifiées par le déplacement.
$B2 => Adressage relatif pour la ligne, absolu pour la colonne. Seule la ligne 2 peut être modifiée par le déplacement.
B$2 => Adressage relatif pour la colonne, absolu pour la ligne. Seule la colonne B peut être modifiée par le déplacement.
$B$2 => Adressage absolu. L'adresse ne sera pas modifiée.

Voici un exemple d'extension avec un adressage absolu pour les lignes :

Image
Illustration 11

Il suffit d'appuyer sur les touches MAJ F4 lors de la saisie pour basculer le mode d'adressage.

Un tableau avec des calculs & des graphiques

Voici un exemple de tableau à double entrée pour apprivoiser les fonctions classiques. Il s'agit de l'exemple de notes d'élèves d'une classe, réduite pour simplifier à quelques noms. Les dates de naissance ne sont là que pour compliquer la sélection pour le graphique.

Les dates de naissances & les notes, sans importance ici, sont entrées par des fonctions aléatoires:

– ALEA.ENTRE.BORNES(DATE(1991;1;1);DATE(1991;12;31)) pour la date de naissance,
– ALEA.ENTRE.BORNES(0;20) pour les notes.

4 notes sont remplacées par « abs » pour signaler une absence.
Voici en grisé les cellules que nous allons remplir pas à pas :

Image
Illustration 12

Bien sûr, je ne conteste pas que l'idée que mettre des commentaires automatiques est anti pédagogique au possible, que cela nie la personnalité de l'élève, son rapport à l'apprentissage, etc...
Mais mon but est de manipuler les fonctions logiques, est c'est un bon moyen d'y parvenir. La fonction qui indiquera le commentaire devra donc correspondre à la tournure suivante :

SI la moyenne est supérieure ou égale à 10
ALORS « bon élément qui a travaillé correctement ce trimestre »
SINON SI le nombre d'absence est supérieur ou égal à 2
ALORS « manque évident d'assiduité qui empêche toute progression »
SINON « manque de travail & de motivation »
C'est clair ? Bien entendu aucun prof ne met ses commentaires comme cela...

Les fonctions simples

Ce sont ici les fonctions qui s'utilisent comme la somme. En l'occurence il n'y a pas grand chose à
faire si ce n'est pour chaque plage concernée :
1 cliquer sur le première cellule de la plage,
2 appeler l'autopilote de fonctions,
3 choisir la fonction,
4 sélectionner la plage de cellule
5 valider en cliquant sur OK.
6 Étendre la formule aux autres cellules concernées. L'adressage relatif adapte automatiquement
la formule, il n'y a rien à modifier.

Vous devriez arriver à quelque chose qui ressemble à ça :

Image
Illustration 13

Notez que les fonctions comme MOYENNE tiennent compte des cellules non numériques.


Les autres fonctions


NB.SI

La fonction qui va permettre de remplir la ligne « Nombre de notes ≥ 10 » est NB.SI. Cette fonction
compte, dans une plage de cellules, celles qui correspondent à un critère donné.
– La plage est évidemment ici E2:E6,
– Le critère s'écrit ">=10", avec les guillemets (c'est du texte).
Ce qui donne NB.SI(D2:D6;">=10"), mais vous utilisez l'autopilote de fonctions & vous n'avez que la plage & le critère à renseigner.

Image
Illustration 14

Fonctions imbriquées & fonction SI

Commençons par le SI en se rappelant la formule à réaliser :

SI la moyenne est supérieure ou égale à 10
ALORS « bon élément qui a travaillé correctement ce trimestre »
SINON SI le nombre d'absence est supérieur ou égal à 2
ALORS « manque évident d'assiduité qui empêche toute progression »
SINON « manque de travail & de motivation »

Voici la suite des opérations :
– Cliquez sur la cellule H2 & appelez sans hésiter l'autopilote.
– Renseignez la première condition « la moyenne est supérieure ou égale à 10 » avec
« G2>=10 » & le champ Valeur_si_vrai avec « "bon élément qui a travaillé correctement ce
trimestre" » & n'oubliez surtout pas les guillemets !
– Le champ Valeur_si_faux doit contenir un appel à une nouvelle fonction SI. C'est ce qu'on appelle une fonction imbriquée. Cela s'obtient en appuyant sur le bouton Image à l'endroit du paramètre en question.

Image
Illustration 15

– L'autopilote propose un nouveau choix de fonction qui sera imbriquée à cet endroit là.
Attention à la fin de la saisie de la fonction imbriquée il faut cliquer sur le bouton
« Précédent » pour revenir à la fonction appelante !
– L'imbrication est indiquée agréablement par l'onglet Structure. Cela permet de s'y retrouver facilement :

Image
Illustration 16

Je vous laisse lire la formule finale & apprécier l'usage de l'autopilote pour ce genre de chose...

Un petit graphique pour la route

Je vous préviens tout de suite : j'ai une carte video OpenGL. & comme Openoffice.org le gère, si vous n'en avez pas vous n'aurez pas les mêmes images que moi ! Mais le graphique généré provoque une « erreur irrécupérable » à l'ouverture. Si c'est votre cas désactivez l'OpenGL par le
menu Outils→Options→Affichage, cela règle le problème.

Sélection de cellules non adjacentes

Les cellules sur lesquels je veux faire un graphique sont les trois colonnes des notes. En incluant les titres de colonnes & la colonne des noms, on aura un graphique avec des axes remplis.

Pour faire cette sélection il faut cliquer sur les cellules en tenant CTRL enfoncé, puisque les cellules ne sont pas adjacentes. Voici le résultat :


Image
Illustration 17

Insérer un diagramme

Ensuite on passe par le menu Insertion→Diagramme, ou on clique sur le bouton Image mais il n'est
pas toujours apparent ; cela se passe à gauche, il faut cliquer sur le bouton qui donne les objets &
ensuite sur celui du diagramme, qui reste ensuite visible...
La souris devient une croix, il suffit de cliquer sur la page à l'endroit ou on veut le graphique (rassurez-vous on peut déplacer après). L'autoformat de diagramme apparaît.

Image
Illustration 18

Il suffit de vérifier la plage. Notez que celle-ci contient le nom du fichier & se trouve avec un
adressage absolu. Notons aussi que la première ligne & la première colonne servent d'étiquettes.
Cliquez sur « Suivant>> ».
Choisissez un type de diagramme 3D en bas & poursuivons.

Image
Illustration 19

Ensuite on choisit parmi le type de diagramme 3D qui convient à ce que nous souhaitons :

Image
Illustration 20

Il n'y a plus qu'à poursuivre avec :

Image
Illustration 21

On remplit les champs (ici le n'ai rien changé) & on obtient ceci (j'ai fait un copié-collé sur le diagramme pour l'insérer dans le traitement de texte):

Les notes du 5ème trimestre

Image
Illustration 22

Un graphique rapide pour le dessert

Un dessert en forme de camembert, bien sûr.

Image
Illustration 23

La méthode est la même après avoir sélectionné le tableau encadré. Pour les étiquettes avec noms & pourcentage, je n'ai pas trouvé d'autres solution que de double-cliquer sur la partie du camembert concerné & demandez l'étiquetage.

Utiliser l'adressage relatif. Formater les cellules

Adressage absolu

On va ajouter à la feuille de moyennes une colonne pour indiquer le pourcentage d'absence de chaque élèves aux devoirs.

Image
Illustration 24

Par le menu Insertion on ajoute une colonne après la moyenne du cinquième trimestre, & en B13 une cellule contenant le nombre totel de devoir à prendre en compte.
La fonction NB.SI déjà utilisée pour le nombre de devoirs supérieurs ou égaux à 10 peut resservir ici. Voici la formule, dans une première idée :

Image
Illustration 25

Les esprits matheux auront remarqué que le résultat n'est pas un pourcentage, mais un rapport qui va donner 0 0,33333... 0,66666... ou 1 dans le cas présent. Un pourcentage étant un rapport, dont la
valeur vaut 1 pour 100 % cela nous va bien, on règlera le problème de l'affichage plus tard.

Cette formule donnant un bon résultat sur la première on n'a plus qu'à l'étendre vers le bas :

Image
Illustration 26

& patatras !!! Ça ne marche plus.
Vous avez deviné : c'est un problème avec le mode d'adressage. Un affichage des antécédents le confirme.

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Illustration 27

On se retrouve à faire une division par zéro; Notez que les lignes correspondant à 0 divisé par 0 ne donnent pas la même erreur que 1 ou 2 divisé par 0.
On sait régler se problème : on remplace B13 par $B$13 dans la formule avant de l'étendre, et là ça marche :

Image
Illustration 28

Format de cellule

On n'a plus qu'à indiquer à OpenOffice.org d'afficher le résultat sous forme de pourcentage.
Choisissez Bouton droit puis Formater les cellules...

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Illustration 29

Cliquez sur l'onglet Nombres & choisissez Pourcentage. Vérifiez ou modifiez le nombre de décimales & validez. C'est terminé !

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Illustration 30

L'auteur de ce document est Yves Combe,

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